Mẫu hóa đơn điện tử TCT-Invoice

Mẫu Hóa đơn điện tử là một tệp dữ liệu được tạo, in là lưu trữ trực tiếp trên máy tính, có giá trị ngang như hóa đơn giấy và được phép chuyển đổi sang hóa đơn giấy để lưu trữ. Hiện nay với mỗi hóa đơn điện tử sử dụng và phát hành ra các đơn vị sở hữu phải có trách nhiệm trước những hóa đơn đó.

Để được sử dụng mẫu hóa đơn điện tử và phát hành các đơn vị cần lưu ý những điểm sau:

– Đơn vị phải có giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế: Vì trên hóa đơn sẽ được tích hợp trực tiếp với Tổng cục thuế thông qua kiểm soát mã số thuế.

– Đơn vị phải có chữ ký điện tử: Bởi tất cả các giao dịch khi tiến hành xác nhận đều cần có chữ ký điện tử.

– Cuối cùng đơn vị đó cần có cho mình một phần mềm bán hàng.

Ngoài 3 lưu ý trên đơn vị cần chú ý rất nhiều lưu ý khác được quy định rõ trong thông tư về hóa đơn điện tử được ban hành của Bộ tài chính. Mời các bạn xem phần hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử. Bao gồm các hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng, những thông tư văn bản pháp luật bạn cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Cách thiết lập mẫu hóa đơn điện tử trên TCT-invoice

Thông thường việc thiết lập mẫu hóa đơn điện tử và biến nó trở thành mẫu hóa đơn được sử dụng hợp pháp và được công nhận các đơn vị cần phải tiến hành là thông qua 3 bước:

Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 3: Ký số vào mẫu hóa đơn và gửi mẫu hóa đơn đến Cơ quan thuế.

Sau khi 3 bước trên được hoàn thành và được cơ quan thuế chấp nhận hóa đơn đó sẽ trở thành mẫu hóa đơn hợp pháp. Từ đó, đơn vị bạn được phép áp dụng rộng rãi cho hoạt động kinh doanh của mình.

Tuy nhiên khi sử dụng TCT-invoice thì hoàn toàn khác, bạn được hỗ trợ trực tiếp trong việc sử dụng các mẫu hóa đơn có sẵn. Hoặc thiết kế mẫu hóa đơn dành riêng cho đơn vị mình.

Mẫu hóa đơn có sẵn

Phần mềm TCT-invoice hiện tại hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn theo quy chuẩn của tổng cục thuế: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ… Các đơn vị có thể tùy chọn một mẫu hóa đơn phù hợp với ngành nghề của mình và sử dụng mà không cần lo lắng liệu nó có được công nhận hay không?

Mẫu hóa đơn thiết kế

Ngoài những mẫu có sẵn, TCT-invoice còn tích hợp nhiều công cụ tiện ích giúp bạn có thể tạo ra mẫu hóa đơn của riêng mình mà vẫn đúng theo các yêu cầu về thể thức của Tổng cục thuế. Cụ thể như sau:

– Phần mềm có sẵn một số mẫu hóa đơn thường dùng.

– Bạn chỉ cần vào phần mềm sử dụng một số tính năng để thay đổi thông tin: logo, chèn thương hiệu… để có thể thông qua hóa đơn đẩy mạnh việc nhận diện thương hiệu cũng như tiếp cận và quảng bá thương hiệu đến với khách hàng.

Những tiêu chí của của hóa đơn GTGT hợp lệ

Trước tiên đối với mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng thông thường, để có tính chất hợp lệ, hợp pháp phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

Thông tin hóa đơn:

Mẫu số, ký hiệu hoá đơn
Tên liên hoá đơn:

Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm:

Tên công ty
Địa chỉ
Mã số thuế

Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm:

Tên công ty
Địa chỉ
Mã số thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
Tiền hàng bằng chữ
Người mua hàng, người bán hàng
Ký và đóng dấu của người bán hàng

Những tiêu chí để mẫu hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của HDDT có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì HDDT ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

QR Code – Bản thể hiện hóa đơn điện tử
Mẫu số: 01GTKT0/001
Ký hiệu: VC/17E (Đặt in: P Tự in là T)
Chữ ký điện tử
Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

HDDT có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF như hình bên trên

Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử TCT-invoice:

– Hóa đơn điện tử TCT-Invoice là tập hợp các thông tin điện tử về dịch vụ của TCT được phần mềm tạo ra, xử lý tự động trên máy tính theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Để bắt kịp với xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử thay thế dần cho hóa đơn giấy, đơn vị TCT đã áp dụng dịch vụ hóa đơn điện tử TCT bắt đầu từ năm 2013. Cho đến nay, dịch vụ hóa đơn điện tử này đã giúp cho khách hàng có thể dễ dàng theo dõi, tra cứu các dịch vụ thanh toán và cước phí sử dụng dịch vụ của mình tại mọi thời điểm và tại mọi nơi.
– Hiện nay, khách hàng sử dụng mẫu hóa đơn điện tử TCT đã lên đến hàng trăm đơn vị là các tập đoàn, doanh nghiệp đang hoạt động và kinh doanh trong nước.
– Việc áp dụng hóa đơn điện tử TCT-Invoice được xem là một bước tiến mạnh mẽ của đơn vị TCT trong quá trình giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà mà hóa đơn giấy đem lại cho khách hàng như trước đây.

Các lợi ích nổi bật khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử TCT-Invoice

– Giảm rất nhiều chi phí liên quan đến bảo quản và lưu trữ hóa đơn.
– Giảm thiểu các chi phí liên quan đến giấy tờ và in hóa đơn,…
– Giảm một lượng lớn chi phí và tài chính cho việc thuê nhân công, nhân viên in và phát hóa đơn cho khách hàng để thu phí dịch vụ như đã từng làm trước đây.
– Rất thuận lợi cho khách hàng trong việc tra cứu, đối chiếu các dịch vụ sử dụng và thanh toán hóa đơn trên mạng.
– Tránh tình trạng có các hóa đơn giả và hóa đơn trôi nổi làm thiệt hại và mất lòng tin ở khách hàng và người tiêu dùng.
– Hạn chế được các rủi ro về mất mát, thất thoát, cháy hóa đơn gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp cũng như khách hàng.
– Khách hàng rất thuận tiện khi cần tra cứu hóa đơn chỉ cần điện thoại hoặc một chiếc máy tính có truy cập internet.
– Với sự hỗ trợ của công cụ thanh toán trực tuyến từ các ngân hàng, sẽ rất dễ dàng để cho khách hàng có thể thanh toán dịch vụ một cách nhanh chóng và đúng hẹn mà không mất nhiều thời gian đi lại như trước đây.
Chính vì những nguyên nhân trên, mà hiện nay lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng mẫu hóa đơn điện tử TCT-Invoice ngày càng nhiều và có xu hướng tăng mạnh trong thời gian tới đây.
Mọi thắc mắc về dịch vụ này, khách hàng có thể liên lạc qua số điện thoại: 0938 090 346

Một số mẫu hóa đơn điện tử được phát hành: